Warum Unternehmen sich trotzdem um das "Risiko Datenschutz" kümmern sollten

Seit der Einführung der DSGVO um Jahr 2018 beschäftigen sich Unternehmen mit der Umsetzung der gesetzlichen Forderungen. Aus unserer Beratungserfahrung wissen wir, dass die wenigsten Firmen Vorteile in der Einführung datenschutzkonformer Prozesse sehen. „Sperriges EU-Bürokratiemonster“, „komplizierte Prozesse“, „alles verboten, nichts erlaubt“ sind Kommentare, die unsere Berater fast täglich hören. Und wir verstehen, was Unternehmen zu solchen Aussagen bringt und helfen dabei, die Bürokratie so einfach wie möglich zu einem nutzbringenden Element zu machen. Denn eines bleibt klar:

Die Umsetzung des Datenschutzes ist eine gesetzliche Pflicht, genau wie Steuern, Buchhaltung, Arbeitsrecht. Und die Nichteinhaltung oder gar Missachtung wird immer teurer. In den ersten Jahren waren die Aufsichtsbehörden nachsichtig und die Menschen unerfahren. Mittlerweile werden extreme Bußgelder verhängt, die sich deutlich am Grundsatz der DSGVO orientieren, dass Strafen in jedem Einzelfall wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein müssen. Außerdem haben Menschen erkannt, welche Rechte sie gegenüber Unternehmen haben, nutzen sie und machen immer öfter Schadensersatzansprüche geltend.

Wie profitieren Unternehmen sogar davon?

Die Einführung der Verbesserung der Datenschutzprozesse in Unternehmen dienen in erster Linie der Verringerung oder Vermeidung hoher Risiken. Zumindest aus Unternehmersicht. Ein gutes Datenschutzmanagement sorgt für rechtmäßige Datenverarbeitung und erleichtert die gesetzliche Grundforderung der Nachweisbarkeit bzw. Rechenschaftspflicht. Wenn fehlerhafte oder unzulässige Prozesse frühzeitig erkannt bzw. vermieden werden, können passende Lösungen geschaffen werden, die die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und vor hohen finanziellen Schäden schützen.

Aber auch weniger präsente Vorteile spielen eine immer größere Rolle: So zum Beispiel die Reputation eines Unternehmens gegenüber Geschäftspartnern oder eigenen Mitarbeitenden, die deutlich gestärkt werden kann, wenn klar gezeigt wird, dass datenschutzrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Sollte hingegen ein Unternehmen bereits durch Maßnahmen der Aufsichtsbehörden oder gar durch ungewollten Datenverlust in die Schlagzeilen geraten sein, ist die Wiederherstellung deutlich schwieriger. Vor allem fehlerhafte Prozesse, die einfach von außen erkennbar sind, führen oft zu Problemen. 

Unternehmen, die für andere Unternehmen tätig sind, werden immer häufiger zur Einhaltung der Datenschutzpflichten befragt: Vor allem Auftragsverarbeiter erhalten umfangreiche Fragebögen zu den beauftragten Tätigkeiten. Ohne ein funktionierendes Datenschutzmanagement ist die Beantwortung unmöglich.

Was sollten Unternehmen also tun?

Unsere Empfehlung: Risiken verstehen, im eigenen Unternehmen auf Umsetzung prüfen und Fehler beseitigen.

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben muss nicht kompliziert sein – und sie ist ohnehin keine Wahloption. Frühzeitige Umsetzung und Überprüfung der Unternehmensprozesse ist daher wichtig und wird in Zukunft immer häufiger abgefragt und geprüft werden.

Viele Unternehmen nehmen an, dass sie bereits „konform“ sind, da sie Unterlagen erstellt und einen Mitarbeiter zum Datenschutzbeauftragten benannt haben. Es wurde jedoch nie geprüft, ob diese Maßnahmen überhaupt den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, der aktuellen Rechtsprechung folgen und im Konfliktfall einer Aufsichtsbehörde schlüssig nachgewiesen werden könnten. Vor allem die Nichterfüllung der „Rechenschaftspflicht“ kann der Beginn einer langen Reihe von Problemen für Organisationen werden.

Unser unverbindliches Angebot: 

Wir bieten ein kostenloses Kurz-Audit mit einer Erstberatung an, um schnell und unkompliziert zu prüfen, wie es um den Datenschutz in Unternehmen bestellt ist. Das ersetzt keine ausführlichere Analyse - gibt Verantwortlichen in Firmen aber einen guten ersten Eindruck, wie gut die Datenschutz-Organisation ist. 

Warum mit uns?

Es gibt viele Datenschutzberater – wir sind einer davon. Wir alle versprechen das Gleiche, „Datenschutz schnell und unkompliziert“. Oft entscheiden dann Kosten und die vermeintliche Einfachheit über den Auftrag.

Wir empfehlen (natürlich) die Zusammenarbeit mit uns: Wir sind echte Praktiker und kennen Lösungen für die alltäglichen Probleme im Datenschutz – wir stehen auf der Seite der Unternehmen. Dabei legen wir den Fokus auf die Prozesse im Unternehmen: Einfache Anpassung an die aktuelle Rechtslage, Verbesserung der Datenverarbeitung und nicht Vermeidung soweit möglich.

Wir sind bei den Unternehmen vor Ort : Persönlicher Kontakt und Vertrauen ist in der Datenschutzberatung unerlässlich. Wir verstehen, was unsere Mandanten tun, kennen die Prozesse, überschauen die Herausforderungen.

Wir kennen die Probleme: Viele Dinge wiederholen sich in vielen Unternehmen. Vor allem sogenannte „Touchpoints“, also Prozesse, die von außen erkennbar und zu bewerten sind, sind ein Einfallstor für Beschwerden oder Anfragen der Aufsichtsbehörden.

Wir schaffen Lösungen: Oft sind es bereits einfache Anpassungen in Art und Umfang der Verarbeitung, um aus einem Risiko einen Vorteil zu machen. Wir kennen die aktuelle Rechtsprechung und wissen, worauf es wirklich ankommt. 

Wir blicken über den Tellerrand: Unsere Tätigkeitsbereiche sind nicht auf den Datenschutz beschränkt. Wir sind Experten für Informationssicherheit und arbeiten zusammen mit den IT-Spezialisten unseres Systemhauses. Informationen zu unserer Expertise unter https://datiq.de/ueber-uns