"Das haben wir doch schon alles vor ein paar Jahren erledigt"

Sind Sie unsicher, ob Ihr Unternehmen bereits alle wesentlichen Datenschutzpflichten erfüllt? Oder möchten Sie wissen, welche Aufgaben ein Datenschutzbeauftragter (DSB) in Ihrem Unternehmen übernimmt? Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Tätigkeiten, die wir als externe Datenschutzbeauftragte für Sie übernehmen können.

Auch wenn Ihr Unternehmen keinen Datenschutzbeauftragten benennen muss, bleiben die Anforderungen aus der DSGVO und dem BDSG bestehen. Diese Pflichten müssen dann von internen Mitarbeitern erfüllt werden. Viele kleinere Unternehmen profitieren jedoch von der Bestellung eines externen DSB, da spezialisierte Berater praxisnahe und rechtskonforme Lösungen bieten – ohne zusätzliche Belastungen für das interne Team.

Vorbereitung: Startklar für den Datenschutz

• Prüfung der Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)
  Wir prüfen, ob Ihr Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist, einen DSB zu benennen, und dokumentieren das Ergebnis für den Fall von Nachfragen durch die Aufsichtsbehörde.

• Unterstützung bei der formalen Benennung
  Falls eine Benennung erforderlich ist, unterstützen wir Sie bei der formalen Benennung eines DSB und übernehmen die verpflichtende Meldung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

• Durchführung einer Ist-Analyse
  Wir analysieren die aktuelle Datenschutzsituation in Ihrem Unternehmen, sichten bestehende Dokumente und bewerten Ihre Datenschutzprozesse.

• Erstellung der Datenschutzdokumentation
  Mit Hilfe unserer Datenschutzsoftware legen wir die wichtigsten Verzeichnisse und Dokumentationen an, darunter das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und die technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM).

• Bereitstellung der notwendigen Datenschutzinformationen
  Wir unterstützen Sie bei der Bereitstellung aller erforderlichen Datenschutzinformationen, insbesondere für Ihre Website, und beraten Sie zu kritischen Punkten wie Datenschutzerklärungen, Cookies und Plugins.

• Anpassung und Erstellung eines Datenschutzhandbuchs
  Wir liefern Ihnen ein umfangreiches Musterhandbuch, das alle Leitlinien und Richtlinien zum Datenschutz und zur IT-Nutzung enthält und individuell an Ihre Unternehmensinhalte angepasst wird.

Schulungen und Vertiefung: Ihr Datenschutz in sicheren Händen

• Mitarbeiterschulungen
  Wir führen Schulungen für Ihre Mitarbeiter durch, die Grundlagen des Datenschutzes, erweiterte Datenschutzthemen sowie spezielle Themen wie IT-Sicherheit, Awareness und Personaldatenschutz abdecken. Alle Schulungen sind praxisnah und helfen dabei, Datenschutz im Alltag zu verankern.

• Vorlagen für interne Prozesse
  Wir stellen Ihnen Vorlagen und Muster zur Verfügung, die Ihnen helfen, interne Prozesse rechtssicher zu gestalten – beispielsweise für die private Nutzung von Internet und E-Mails oder die Nutzung von Bildrechten und Videoüberwachung.

• Workshops für Führungskräfte
  Wir bieten spezielle Workshops für Führungskräfte an, in denen wir detaillierte Informationen zu spezifischen Datenschutzfragen (wie HR, BEM oder Videoüberwachung) vermitteln.

Überwachung und Dokumentation: Datenschutz im Blick behalten

• Prüfung Ihrer Unternehmenswebseiten
  Wir scannen Ihre Webseiten regelmäßig gemäß der aktuellen Rechtslage, um sicherzustellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Im Anschluss erhalten Sie einen Ergebnisbericht mit konkreten Handlungsempfehlungen.

• Prozessaufbau für Betroffenenanfragen
  Wir helfen Ihnen beim Aufbau eines Prozesses zur effizienten Bearbeitung von Anfragen Betroffener nach Art. 15 DSGVO und unterstützen Sie bei der Entscheidung, ob Datenschutzvorfälle an die Aufsichtsbehörde gemeldet werden müssen.

• Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden
  Als Ihr externer DSB übernehmen wir die Kommunikation mit den Aufsichtsbehörden und vertreten Ihr Unternehmen in allen datenschutzrechtlichen Belangen.

• Regelmäßige Treffen und Berichte
  Wir organisieren vierteljährliche Treffen, bei denen wir aktuelle Datenschutzthemen besprechen und Protokolle zur Entlastung der Geschäftsleitung führen. Zusätzlich erstellen wir jährlich einen detaillierten Tätigkeitsbericht des DSB.

Zusatzmodule: Für mehr IT-Sicherheit und umfassende Compliance

Neben den Standardaufgaben bieten wir Ihnen auch spezielle Module an, um Ihre Datenschutz- und IT-Sicherheitsmaßnahmen weiter zu verbessern:

• IT-Sicherheits-Basisprüfung (ITQ)
  Mit über 150 Fragen in 16 Prüfgruppen bewerten wir Ihre IT-Sicherheitsmaßnahmen. Sie erhalten einen umfassenden Prüfbericht und können das ITQ-Gütesiegel nutzen, um Ihr Engagement für IT-Sicherheit zu dokumentieren.

• Vorlagen für Informationssicherheit
  Wir stellen Ihnen über 60 Vorlagen zur Verfügung, die den Aufbau eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) unterstützen und dabei helfen, den Datenschutz langfristig in Ihrem Unternehmen zu sichern.

• Datenschutzfolgenabschätzungen (DSFA)
  Wir unterstützen Sie bei der Erstellung von Datenschutzfolgenabschätzungen nach Art. 35 DSGVO, um potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und abzumildern.