Was ist eine Ombudsperson nach HinSchG?

Die Ombudsperson gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) fungiert als unabhängige und neutrale Vertrauensperson für Hinweisgeber, die Missstände innerhalb einer Organisation melden möchten. Diese neutrale Stellung ist von entscheidender Bedeutung, da sie das Vertrauen in den Meldungsprozess stärkt und gewährleistet, dass die Hinweisgeber keinen internen Konsequenzen ausgesetzt sind. Die Ombudsperson sorgt für eine vertrauliche Bearbeitung der Hinweise und schützt Hinweisgeber vor negativen Konsequenzen wie Diskriminierung oder Kündigung.

Was regelt das Hinweisgeberschutzgesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schützt Personen, die Missstände, Rechtsverletzungen oder ethisches Fehlverhalten in Unternehmen, Behörden oder anderen Organisationen melden. Das Gesetz schafft einen sicheren Rahmen, in dem Hinweisgeber Meldungen ohne Angst vor Repressalien abgeben können. Unternehmen ab 50 Mitarbeitern sind verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten oder eine externe Lösung zu nutzen, um solche Hinweise entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Warum eine externe Ombudsperson?

Eine externe Ombudsperson bietet entscheidende Vorteile für Unternehmen. Als externe Stelle ist sie vollkommen losgelöst von den internen Strukturen und Hierarchien, was bedeutet, dass sie nicht im Verdacht steht, interne Informationen mit Dritten zu teilen oder voreingenommen zu handeln. Diese Unabhängigkeit stärkt das Vertrauen der Hinweisgeber und garantiert, dass die eingehenden Hinweise objektiv und neutral bearbeitet werden.

Vorteile einer externen Ombudsperson:

• Unabhängigkeit: Als externe Ombudsperson agieren wir völlig losgelöst vom Unternehmen, was die Wahrnehmung der Neutralität und Vertraulichkeit verstärkt.
• Vertraulichkeit: Wir gewährleisten den Schutz der Identität der Hinweisgeber, sodass diese sicher sein können, dass ihre Meldungen intern nicht weitergegeben werden.
• Erfahrung und Expertise: Unsere Ombudspersonen verfügen über fundierte rechtliche Kenntnisse im Hinblick auf die Anforderungen des HinSchG sowie in den Bereichen Datenschutz und Compliance.
• Effiziente Bearbeitung: Wir übernehmen die vollständige Bearbeitung der eingehenden Meldungen und sorgen für eine objektive und vertrauliche Behandlung.

So arbeiten wir als externe Ombudsperson

Unsere Dienstleistung umfasst nicht nur die Funktion der Ombudsperson, sondern auch den gesamten Prozess der Meldungsbearbeitung – von der Entgegennahme bis zur Nachverfolgung. So stellen wir sicher, dass alle Schritte rechtlich abgesichert und transparent erfolgen.

1. Meldungen entgegennehmen

Meldungen können über unsere Whistleblowersoftware oder telefonisch eingereicht werden. Wir bieten Hinweisgebern einen sicheren und benutzerfreundlichen Kanal, um ihre Hinweise vertraulich und anonym oder offen abzugeben.

2. Prüfung des Anwendungsbereichs und Bewertung

Der erste Schritt nach Eingang einer Meldung ist die Überprüfung, ob der Anwendungsbereich des HinSchG eröffnet ist. Nicht jede Meldung fällt unter das HinSchG – beispielsweise wenn es um ethisches Fehlverhalten geht, das nicht gesetzlich geregelt ist. In solchen Fällen informieren wir den Hinweisgeber und lehnen die Bearbeitung der Meldung ab. Wenn der Anwendungsbereich gegeben ist, prüfen und bewerten wir den Hinweis hinsichtlich seiner Schwere und Relevanz.

3. Weiterleitung und Bearbeitung

Sobald die Meldung als relevant eingestuft wurde, leiten wir diese anonymisiert und vertraulich an die zuständigen internen Stellen weiter. Wir bleiben dabei als neutrale Partei involviert, um sicherzustellen, dass die Bearbeitung transparent und ohne Beeinflussung erfolgt.

4. Nachverfolgung und Dokumentation

Wir überwachen den gesamten Bearbeitungsprozess und stellen sicher, dass alle relevanten Schritte ordnungsgemäß dokumentiert werden. Dies gewährleistet eine rechtskonforme Bearbeitung und schafft Transparenz für alle Beteiligten.

Unser Service: Maßgeschneidert für Ihr Unternehmen

Mit unserer externen Ombudsperson bieten wir Ihnen eine umfassende Lösung, die individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Unsere erfahrenen Experten sorgen für einen reibungslosen Ablauf und unterstützen Sie dabei, ein vertrauenswürdiges und rechtlich sicheres Hinweisgebersystem aufzubauen.

Was wir bieten:

• Neutralität und Unabhängigkeit,
• Schutz der Hinweisgeber und Gewährleistung der Vertraulichkeit,
• Erfahrene Experten in den Bereichen Datenschutz und Compliance,
• Effiziente und objektive Bearbeitung von Meldungen,
• Nutzung einer sicheren Whistleblowersoftware als Meldekanal.

Fazit: Vertrauen und Sicherheit durch eine externe Ombudsperson

Die Beauftragung einer externen Ombudsperson bietet Ihrem Unternehmen den Vorteil, eine neutrale und vertrauenswürdige Anlaufstelle für Hinweisgeber zu schaffen. Mit unserer Unterstützung gewährleisten Sie die rechtskonforme Bearbeitung von Hinweisen, schützen Ihre Hinweisgeber und stärken das Vertrauen in Ihre Organisation. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Ombudsperson-Dienstleistungen zu erfahren.