Datenschutz-Kickoff für neue Mandanten

Neue Datenschutzmandanten stehen oft vor der gleichen Frage: "Wie bereiten wir uns auf die Bestandsaufnahme unserer Datenschutzdokumentation vor?" Die Antwort ist einfach: Ohne Stress und mit klarem Plan. Ziel ist es nicht, von Tag eins an perfekt zu sein, sondern einen realistischen Überblick zu bekommen und gezielt nachzubessern. Also, lassen wir uns das mal entspannt anschauen.

1. Die wichtigste Frage zuerst:
   Wo fangen wir an?

   Bevor wir in einzelne Dokumente einsteigen, müssen wir das Unternehmen verstehen. Was macht die Firma eigentlich genau? Welche Kernprozesse laufen tagtäglich? Diese Basis hilft uns, Datenschutz praxisnah zu betrachten. Klingt banal, ist aber essenziell: Wenn wir die Geschäftsabläufe kennen, können wir schnell feststellen, ob sich der Datenschutz daran orientiert – oder ob er irgendwo aus der Schublade gezaubert wurde, ohne echten Bezug zur Realität.

2. Der erste Blick:
   Datenschutz, der von außen sichtbar ist
   

   Bevor wir in die internen Dokumente tauchen, schauen wir uns an, was jeder sehen kann – denn genau das fällt auch externen Stellen (Kunden, Bewerbern oder Aufsichtsbehörden) als Erstes ins Auge. Stichwort „Show ist alles“:

• Datenschutzhinweise (DSI) auf der Website: Gibt es eine, ist sie aktuell, und vor allem: Ist sie plausibel? Hier setzen wir gleich unseren Datenschutzcheck für Websites an. Wir prüfen nicht nur, ob die Datenschutzerklärung vollständig und korrekt ist, sondern auch alle anderen relevanten Punkte: Funktioniert das Consent Managementso, wie es sollte? Werden Cookies und externe Dienste transparent und rechtssicher eingesetzt? Gerade in diesen Bereichen lauern oft rechtliche Fallstricke, die man leicht übersehen kann – aber eben auch leicht korrigieren kann.
• Datenschutzinfos für Kunden und Bewerber: Wenn jemand Kontakt aufnimmt, bekommt er die notwendigen Informationen? Datenschutz muss nicht nur intern stimmen, sondern auch nach außen klar kommuniziert werden. Oft fehlen hier einfache, aber entscheidende Hinweise.
  
  
• Allgemeine Touchpoints: Gibt es gravierende Lücken, die sofort auffallen? Hier geht es nicht darum, jede Kleinigkeit zu perfektionieren, sondern erst einmal die groben Schnitzer auszubügeln.

Wer diese Punkte frühzeitig angeht, kann viele potenzielle Probleme schon im Vorfeld entschärfen – bevor sie durch eine Prüfung oder eine Beschwerde auffallen.

3. Das Fundament:
   Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
   

   Hier scheitern leider viele Unternehmen – oft existiert das VVT gar nicht oder ist unvollständig. Deswegen ist es unser nächster (und wichtigster) Prüfpunkt:

• Deckt es wirklich alle relevanten Prozesse ab? Oder gibt es große Lücken, weil bestimmte Abteilungen oder Vorgänge nicht berücksichtigt wurden?
• Stimmen die Angaben mit der Realität überein? Oft werden hier Muster übernommen, die nicht wirklich zur eigenen Organisation passen.
• Sind alle Verarbeitungstätigkeiten sinnvoll beschrieben und gibt es eine erkennbare Struktur? Ein VVT sollte nicht nur eine formale Pflichtübung sein, sondern auch im Ernstfall schnell Aufschluss darüber geben, wie Daten verarbeitet werden.

Kein Unternehmen soll hier ins Stolpern geraten – deswegen gehen wir diesen Punkt frühzeitig an, um Klarheit zu schaffen.

4. Die internen Stellschrauben:
   Was man erst auf den zweiten Blick sieht
   

   Nachdem das Sichtbare überprüft wurde, gehen wir an die Dokumente, die oft im Hintergrund laufen:

• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV): Welche gibt es bereits? Sind sie vollständig – auch aus der Perspektive, wenn das Unternehmen selbst Auftragnehmer ist? Unternehmen vergessen oft, dass sie nicht nur mit Dienstleistern Verträge abschließen müssen, sondern auch dann selbst Verantwortlichkeiten haben, wenn sie für andere Daten verarbeiten.
  
  
• Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs): Stimmen sie mit dem tatsächlichen Stand überein? Oder sind es Dokumente, die in der Praxis nicht wirklich umgesetzt werden? Ein solches Auseinanderklaffen kann bei Prüfungen schnell unangenehm werden.
  
  
• Interne Prozesse für Datenschutzanfragen: Falls ein Betroffener eine Auskunftsanfrage stellt, gibt es eine geregelte Vorgehensweise? Wie schnell kann darauf reagiert werden? Unternehmen unterschätzen oft, wie wichtig eine durchdachte und dokumentierte Reaktionsstrategie hier ist.

Hier zeigt sich oft der wahre Zustand der Datenschutz-Doku. Und ja, manchmal kann es frustrierend sein, aber genau deshalb sind wir da: Damit es Schritt für Schritt besser wird.

5. Keine langen Gesichter:
   Datenschutz als lösbare Aufgabe
   

   Eines ist klar: Niemand startet mit einer perfekten Datenschutz-Doku. Entscheidend ist, mit einer positiven Einstellung ranzugehen und sich bewusst zu machen, dass das ein Prozess ist – kein Sprint. Datenschutz wird oft als ein unüberwindbarer Berg wahrgenommen, dabei ist er in der Realität eine Sammlung von Einzelschritten. Wer sich darauf einlässt, wird schnell sehen, dass sich mit der richtigen Unterstützung auch größere Baustellen systematisch lösen lassen.'

Wichtig ist dabei die Reihenfolge: Erst die groben Lücken schließen, die direkt auffallen oder ein Risiko darstellen, dann nach und nach die Detailarbeit erledigen. So entsteht Schritt für Schritt eine Datenschutzstruktur, die nicht nur den rechtlichen Anforderungen genügt, sondern auch im Tagesgeschäft tragfähig ist.

6. Wie geht es nach dem Kickoff weiter?
   

   Der Kickoff ist nur der Anfang. Wir erheben einen Status, beheben erste akute Mängel – vor allem an den sichtbaren Stellen – und erarbeiten eine Agenda, die sich nicht in einem Tag abarbeiten lässt. Gerade größere Baustellen wie ein unvollständiges VVT oder fehlende interne Prozesse erfordern Zeit und die Unterstützung des Unternehmens. Unsere Rolle ist es, diesen Prozess anzustoßen, ihn zu begleiten und sicherzustellen, dass er nicht im Tagesgeschäft untergeht. Aber eines ist auch klar: Datenschutz ist Teamarbeit. Ohne interne Ansprechpartner, die mitziehen, können wir keine Wunder bewirken.

Heißt das, dass nach dem Kickoff der schwierige Teil kommt? Nicht unbedingt – aber es bedeutet, dass Datenschutz eine kontinuierliche Aufgabe ist, bei der wir helfen, den Überblick zu behalten und pragmatische Lösungen zu finden. Also: Keine Panik, sondern Schritt für Schritt dranbleiben.

7. Gemeinsam durchstarten:
   Ihr Datenschutz, unser Plan
   

   Der Kickoff soll keine Angst machen, sondern Mut geben. Wir sind keine Kontrollinstanz, sondern Partner, die helfen, Datenschutz machbar zu gestalten. Mit klarem Plan und praxisnahen Lösungen kriegen wir das hin – und zwar so, dass sich keiner nachts den Kopf zerbrechen muss.

Lassen Sie uns beginnen - wir bringen Sie voran!