Verfahren nach dem Eingang eines Hinweises
Leitfaden für die Berichterstattung
Der Ablauf bei unserer internen Meldestelle gemäß § 17 Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist klar strukturiert. Zunächst prüfen wir das gemeldete Fehlverhalten daraufhin, ob es unter den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt. Anschließend erfolgt eine sorgfältige Überprüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, wobei wir aktiv mit der hinweisgebenden Person in Kontakt bleiben, um weitere Informationen zu erhalten und den Sachverhalt zu klären.
Interne Untersuchungen
Nach dieser Prüfung stehen uns verschiedene Folgemaßnahmen zur Verfügung, darunter interne Untersuchungen, die Weiterleitung der Hinweismeldung an eine andere zuständige Person im Unternehmen, die Einstellung des Verfahrens oder die Übermittlung an eine interne Einheit für Ermittlungen oder an eine zuständige Behörde.
Gemäß § 17 HinSchG sind wir verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung darüber geben, dass seine Meldung angekommen ist. Innerhalb von spätestens drei Monaten muss eine Rückmeldung erfolgen. Diese Rückmeldung umfasst sowohl geplante als auch bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie eine ausführliche Begründung für diese Maßnahmen. Auf diese Weise stellen wir sicher, dass der Hinweisgeber über den Fortschritt des Verfahrens informiert wird und transparent nachvollziehen kann, welche Schritte wir unternommen haben.
Der Ablauf auf einen Blick
Prüfung auf juristische Anwendbarkeit
Zunächst prüfen wir ob die Hinweise in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Das Hinweisgeberschutzgesetz betrifft ausschließlich Meldungen von Verstößen in den unten genannten Bereichen:
- Datenschutz
- Öffentliche Gesundheit
- Umweltschutz
- Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Korruption
- Straf- und Bußgeldrecht
- Finanz- und Steuerrecht
- Lebensmittelsicherheit und Tierschutz
- Produktsicherheit, Produktkonformität
- Verbraucherschutz
- Öffentliches Auftragswesen
- Verkehrsrecht
Kontaktaufnahme für nähere Informationen
Die interne Meldestelle wird nach einer Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, entscheiden, ob sie dem Hinweis nachgeht und nähere Informationen einholen.
Einleitung der Folgemaßnahmen
Nachdem die interne Meldestelle Maßnahmen ergriffen hat, erhält der Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung, in der die durchgeführten Maßnahmen mit Begründung aufgeführt werden.
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