Ablauf einer Meldung an die Meldestelle

Der Ablauf nach dem Eingang eines Hinweises an unsere interne Meldestelle gemäß § 17 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) ist klar strukturiert und bietet maximale Transparenz und Sicherheit für den Hinweisgeber. Unser Ziel ist es, Meldungen sorgfältig zu prüfen und den gesamten Prozess vertrauensvoll und professionell zu gestalten.

1. Prüfung der Anwendbarkeit des HinSchG

Sobald eine Meldung eingeht, prüfen wir zunächst, ob sie unter den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt. Das Gesetz betrifft ausschließlich Meldungen von Verstößen in bestimmten Bereichen, darunter:

• Datenschutz,
• Öffentliche Gesundheit,
• Umweltschutz,
• Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
• Korruption, Straf- und Bußgeldrecht,
• Finanz- und Steuerrecht,
• Lebensmittelsicherheit und Produktsicherheit,
• Verbraucherschutz und öffentliches Auftragswesen.

Sollte die Meldung in keinem dieser Bereiche liegen, wird sie abgelehnt, und der Hinweisgeber wird entsprechend informiert.

2. Kontaktaufnahme und Klärung von Details

Falls die Meldung den Anwendungsbereich des Gesetzes erfüllt, nehmen wir Kontakt mit dem Hinweisgeber auf, um gegebenenfalls weitere Informationen zu erfragen. Dieser direkte Austausch ist entscheidend, um den Sachverhalt vollständig zu verstehen und alle relevanten Details zu klären.

3. Sorgfältige Prüfung und Einleitung von Maßnahmen

Nach der vollständigen Überprüfung der Meldung und der Klärung aller offenen Fragen stehen verschiedene Maßnahmen zur Verfügung. Diese können interne Untersuchungen umfassen, die Weiterleitung der Meldung an eine zuständige Person oder Abteilung im Unternehmen oder die Einschaltung externer Ermittlungsbehörden.

4. Rückmeldung an den Hinweisgeber

Gemäß § 17 HinSchG sind wir verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung des Eingangs der Meldung zu senden. Innerhalb von spätestens drei Monaten erhält der Hinweisgeber eine detaillierte Rückmeldung. Diese umfasst:

• Die geplanten oder bereits ergriffenen Maßnahmen,
• Eine Begründung für diese Maßnahmen,
• Eine transparente Darstellung des Fortschritts der Untersuchung.

So stellen wir sicher, dass der Hinweisgeber jederzeit über den Status seiner Meldung informiert ist und nachvollziehen kann, welche Schritte unternommen wurden.

Zusammengefasster Ablauf:

1. Prüfung auf juristische Anwendbarkeit: Überprüfung, ob die Meldung unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt.
2. Kontaktaufnahme für nähere Informationen: Gegebenenfalls werden zusätzliche Informationen vom Hinweisgeber erfragt, um den Sachverhalt klar zu verstehen.
3. Einleitung der Folgemaßnahmen: Interne Untersuchungen oder die Weiterleitung der Meldung, falls sie relevant ist, gefolgt von einer Rückmeldung an den Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten.