Datenschutz-Kickoff für neue Mandanten

Neue Datenschutzmandanten fragen sich oft: Wie bereiten wir uns auf die Bestandsaufnahme vor? Die Antwort ist einfach: Ohne Stress, aber mit klarem Plan. Ziel ist nicht, von Tag eins an perfekt zu sein, sondern einen realistischen Überblick zu bekommen und gezielt nachzubessern. Datenschutz ist ein Prozess – und der Kickoff ist der erste Schritt.

Wo fangen wir an?

Bevor wir in einzelne Dokumente einsteigen, müssen wir Ihr Unternehmen verstehen. Welche Kernprozesse laufen täglich? Welche Daten fließen durch Ihre Organisation? Datenschutz sollte kein isoliertes Regelwerk, sondern Teil der Unternehmensabläufe sein. Wir prüfen, ob Ihre Datenschutzstrategie mit der Praxis übereinstimmt – oder ob sie eher „aus der Schublade“ stammt.

Der erste Blick: Datenschutz von außen

Bevor wir uns in interne Dokumente vertiefen, betrachten wir, was externe Stellen sofort sehen – denn genau das ist oft der erste Prüfpunkt für Behörden, Kunden oder Bewerber.

• Datenschutzhinweise auf der Website: Sind sie vorhanden, aktuell und plausibel? Hier setzen wir direkt unseren Datenschutzcheck für Websites an.

• Consent-Management: Funktioniert es DSGVO-konform, oder gibt es unsichtbare Fallstricke?

• Datenschutzinfos für Kunden & Bewerber: Werden sie klar und verständlich über die Verarbeitung ihrer Daten informiert?

• Allgemeine Touchpoints: Gibt es offensichtliche Lücken, die sofort auffallen?

Wer diese Punkte frühzeitig angeht, kann viele potenzielle Probleme entschärfen, bevor sie durch eine Prüfung oder Beschwerde sichtbar werden.

Das Fundament: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Hier scheitern viele Unternehmen – oft existiert kein vollständiges VVT. Deshalb ist das unser nächster Prüfpunkt:

• Sind alle relevanten Prozesse dokumentiert? Viele Unternehmen lassen wichtige Bereiche aus.

• Stimmen die Angaben mit der Realität überein? Vorlagen und Muster bringen nichts, wenn sie nicht zur eigenen Organisation passen.

• Ist die Struktur verständlich? Ein VVT sollte nicht nur als Pflichtdokument existieren, sondern im Ernstfall schnell Aufschluss über die Datenverarbeitung geben.

Die internen Stellschrauben: Was erst auf den zweiten Blick sichtbar wird

Nachdem das Sichtbare überprüft wurde, gehen wir in die Tiefe:

• Auftragsverarbeitungsverträge (AVV): Sind alle vorhandenen AVVs vollständig? Sind Sie sich Ihrer Verpflichtungen als Auftraggeber und Auftragnehmer bewusst?

• Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs): Stimmen die Dokumente mit der Realität überein, oder ist die Umsetzung unklar?

• Interne Prozesse für Datenschutzanfragen: Gibt es eine dokumentierte Vorgehensweise, falls ein Betroffener eine Auskunftsanfrage stellt?

Hier zeigt sich oft der wahre Zustand der Datenschutz-Dokumentation – und genau hier setzen wir an, um Lücken zu schließen.

Datenschutz als lösbare Aufgabe

Niemand startet mit einer perfekten Datenschutz-Dokumentation. Entscheidend ist, die groben Lücken frühzeitig zu schließen und dann Schritt für Schritt nachzubessern. Der Datenschutz-Kickoff dient dazu, den aktuellen Stand zu erfassen und eine klare Agenda für die nächsten Schritte zu erstellen.

Wie geht es nach dem Kickoff weiter?

Der Kickoff ist der Startpunkt, nicht das Ziel. Wir erheben einen Status, schließen akute Lücken und erstellen eine individuelle Roadmap. Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern eine kontinuierliche Aufgabe – und genau hier begleiten wir Sie.

☑️ Lassen Sie uns gemeinsam starten!
Wir bringen Struktur in Ihren Datenschutz – praxisnah, effizient und rechtskonform.

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