Mitarbeiterüberwachung & Datenschutz: Was ist erlaubt, was nicht?

Die Überwachung von Mitarbeitern ist ein sensibles Thema, das immer wieder für rechtliche Auseinandersetzungen sorgt. Unternehmen müssen eine Balance zwischen berechtigten Kontrollinteressen und dem Schutz der Persönlichkeitsrechte ihrer Beschäftigten finden.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) setzen hier enge Grenzen, doch nicht jede Maßnahme ist automatisch unzulässig. Wann ist eine Überwachung erlaubt, wann verstößt sie gegen geltendes Recht, und welche aktuellen Urteile sollten Unternehmen beachten? Wichtigster Tipp: Involvieren Sie Ihren Datenschutzbeauftragten.

Rechtliche Grundlagen: DSGVO und BDSG als Maßstab

Grundsätzlich gilt: Jede Form der Überwachung, die personenbezogene Daten erfasst, muss eine rechtliche Grundlage haben. Diese kann sich insbesondere auf folgende Erlaubnistatbestände stützen:

• die Einwilligung des Mitarbeiters (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• die Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder
• das berechtigte Interesse des Arbeitgebers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Besondere Schutzmechanismen gelten für sensible Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten, die nur unter strengen Voraussetzungen verarbeitet werden dürfen (Art. 9 DSGVO).

Das BDSG konkretisiert diese Anforderungen weiter und schreibt vor, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur zulässig ist, wenn sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig ist (§ 26 BDSG). Ein Unternehmen sollte daher besonders gründlich prüfen, ob eine Verarbeitung wirklich zulässig ist. Unwissenheit schützt auch hier nicht vor Bußgeldern und Schadensersatzforderungen. Gerade bei Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern zieht das Unternehmen regelmäßig den Kürzeren, wenn der Mitarbeiter von den Maßnamen nichts wußte oder eine Einwilligung nicht korrekt erwirkt wurde.

Wann ist eine Einwilligung denn korrekt?

Über die Frage, wann eine Einwilligung im Datenschutz (und generell im Beschäftigtenverhältnis) korrekt ist, gibt es regelmäßig Streit - auch vor Gericht. Gerade die Rechtsgrundlage der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO ist immer wieder Anlass für Streit, den der Mitarbeitenden regelmäßig für sich entscheidet.

Grundsätzlich gilt für Einwilligungen, dass sie „informiert und freiwillig“ eingegangen und jederzeit widerrufbar sein müssen.Die klare Regelung dazu findet man in Art. 7 DSGVO. Außerdem muss der Verantwortliche nachweisen können, wie, wann und zu welchen Bedingungen die Einwilligung erklärt wurde. Hierzu empfiehlt sich eine schriftliche Erklärung, die gleichzeitig alle notwenigen Angaben über die geplante Verarbeitung und auch die notwendigen Informationen im Sinne der Transparenz enthält.

Eine Einwilligung als Rechtsgrundlage z.B. für eine Videoüberwachung ist daher regelmäßig zum Scheitern verurteilt - alleine schon wegen des nicht durchführbaren Widerrufs. Hier muss auf jeden Fall eine andere Genehmigung genommen werden, z.B. das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist sehr genau zu beschreiben und gegen die Rechte des Betroffenen abzuwägen. Es empfiehlt sich, eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) anzufertigen, um ggü. einer Behörde nachweisen zu können, dass man sich mit den konkreten Risiken auseinandergesetzt hat und nach Abwägung aller Fakten zu dem Ergebnis kommt, dass die Überwachung durchgeführt werden kann.

Erlaubte Überwachungsmaßnahmen

Nicht jede Form der Überwachung ist verboten. Es gibt Szenarien, in denen Arbeitgeber unter bestimmten Bedingungen Maßnahmen ergreifen dürfen:

• Zutrittskontrollen mit Chipkarten oder Codes: Dient der Sicherheit und ist in vielen Unternehmen Standard.
• Protokollierung von IT-Nutzung: Die Erfassung von Log-Daten oder Internetnutzung kann erlaubt sein, wenn eine Betriebsvereinbarung dies regelt und die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleibt.
• Kameraüberwachung in öffentlich zugänglichen Bereichen: Beispielsweise in Eingangsbereichen, sofern Hinweisschilder vorhanden sind und keine lückenlose Überwachung stattfindet (siehe oben).

Unzulässige Überwachungspraktiken

Gleichzeitig gibt es Maßnahmen, die regelmäßig als unzulässig eingestuft werden:

• Verdeckte Videoüberwachung: Nur in absoluten Ausnahmefällen bei einem konkreten Verdacht auf Straftaten zulässig.
• Dauerhafte Bildschirmüberwachung: Unzulässig, da sie den Druck auf Mitarbeiter erhöht und das Persönlichkeitsrecht verletzt.
• Mitarbeitertracking per GPS oder Apps: Nur in engen Grenzen erlaubt, etwa bei Außendienstmitarbeitern mit klarer Zweckbindung.

Aktuelle Urteile und Bußgelder

Jüngste Gerichtsurteile haben erneut bestätigt, dass Verstöße gegen den Beschäftigtendatenschutz teuer werden können:

• Ein Logistikunternehmen wurde zu 500.000 Euro Bußgeld verurteilt, weil es seine Fahrer per GPS ohne informierte Einwilligung dauerhaft überwachte.
• Ein Einzelhändler musste 200.000 Euro zahlen, nachdem bekannt wurde, dass Mitarbeiter über versteckte Kameras in Aufenthaltsräumen gefilmt wurden.
• Ein Dienstleister erhielt eine Strafe von 150.000 Euro, weil er ohne Zustimmung der Mitarbeiter deren E-Mail-Verkehr auswertete.

Was ist zu tun? 

Unternehmen sollten bei der Mitarbeiterüberwachung äußerste Vorsicht walten lassen. Maßnahmen müssen transparent, verhältnismäßig und gesetzeskonform sein. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden umfassend und fair über die Maßnahmen, die eigensetzten werden sollen oder bereits eingesetzt werden.  Wenn vorhanden, sollten Betriebsräte frühzeitig eingebunden werden, und eine Datenschutz-Folgenabschätzung kann helfen, Risiken zu minimieren. Letztlich gilt: Wer sich nicht an die Regeln hält, riskiert hohe Bußgelder und Imageschäden. 

Sprechen Sie immer vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und binden Sie ihn in die Planung und Umsetzung der Maßnahme ein. Nicht nur, weil Sie dazu verpflichtet sind - sondern auch, weil Sie damit nachweisen können, dass Sie verantwortungsvoll handeln.