Unsere Veröffentlichungen zu Datenschutz, Compliance, Informationssicherheit und IT-Security

Im ersten Teil haben wir gesehen: Smarte Aufzeichnungsgeräte sind nützlich – aber nicht grenzenlos einsetzbar. Hier geht es um die Umsetzung im Unternehmen: Welche Rechtsgrundlagen gelten, welche Technik ist nötig und welche Prozesse machen den Einsatz DSGVO-konform?

(Den ersten Teil dieses Beitrags lesen Sie unter Chancen und Grenzen smarter Aufzeichnungsgeräte)

Die KI-Verordnung (KI-VO) sorgt derzeit für viele Schlagzeilen – oft verbunden mit der Frage: Drohen jetzt neue Pflichten und Bürokratieberge für alle Unternehmen? Die Antwort ist differenzierter: Nicht jede Organisation ist betroffen, und dort, wo Pflichten greifen, lassen sie sich meist in vorhandene Strukturen integrieren. Dieser Beitrag zeigt, was § 4 wirklich bedeutet und wie Unternehmen pragmatisch damit umgehen können.

Wer ein modernes Gerät oder eine Maschine nutzt, erzeugt damit ständig Daten – von Betriebsstunden über Fehlermeldungen bis hin zu Nutzungsprofilen. Bisher blieben diese Informationen oft beim Hersteller, während die Kunden kaum Einblick hatten. Mit dem EU Data Act 2025 hat die EU hier einen Schlussstrich gezogen: Seit dem 12. September 2025 gilt ein verbindliches Recht auf Datenzugang. Nutzer können die von ihren Produkten erzeugten Daten nun selbst einsehen oder Dritten zur Verfügung stellen. Das verändert nicht nur Verträge, sondern auch die Machtverhältnisse zwischen Herstellern und Kunden.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bleibt oft die Frage offen: Was passiert mit seiner geschäftlichen Mailbox? Gerade hier kommt es häufig zu Unsicherheiten. Manche meinen, Datenschutz verbiete jeden Zugriff. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Datenschutz sorgt für einen klaren Rahmen, damit Geschäftskommunikation nicht verloren geht.

Smarte Aufzeichnungsgeräte machen es so einfach wie nie: Ein Knopfdruck genügt – schon läuft die Aufnahme, inklusive automatischer Transkription und Zusammenfassung. Kein Punkt im Meeting geht verloren, Diskussionen lassen sich leichter nachverfolgen, Protokolle entstehen fast nebenbei.